Wer kennt es nicht: Die Geschichte von Medienunternehmen, die seit Jahrzehnten im Markt tätig sind, ist von stetiger und jüngst intensiver Veränderung geprägt. Die Transformation von analog und Print hin zu mehr digital und Omnichannel ist wahrlich keine leichte Aufgabe. So ist es von grossem Vorteil, wenn man im Betrieb nicht erst eine Transformationskultur erfinden muss, sondern diese schon viele Jahre konsequent lebt, so wie bei Linkgroup.
Auf dem Weg in die Digitalität lauern viele Herausforderungen: Anderes Mindset, frisches Know-how, neue Prozesse, veränderte Methoden, mehr Tools, mehr Konnektivität, mehr Interaktion, höhere Komplexität, grössere Abhängigkeiten, veränderte Sicherheitsanforderungen usw. Diese Achsen mit all ihren Querwirkungen in Einklang zu bringen, ist gerade beim Design von Informationsarchitekturen, Programmierung digitaler Lösungen oder im Financial und Sustainability Reporting eine Herausforderung; Bereiche, in denen Linkgroup seinen Kunden höchste Qualitätsstandards und Präzision bietet. Selbstredend, dass dabei Daten und Dokumente einen ganz anderen Stellenwert erhalten. Ihre Handhabung und Verwaltung aber auch die einzusetzenden Tools und Arbeitsabläufe müssen den veränderten Anforderungen angepasst werden und zukünftigen Veränderungen standhalten. Genau das war die Kernaufgabe im hier beschriebenen Projekt.
Phase 1 – Hervorragende Vorarbeit
Nun lässt sich in den wenigsten Fällen Bestehendes einfach über Bord werfen, sodass man auf der «grünen Wiese» neu beginnen kann. Meist ist es eine absolute Notwendigkeit, den gewünschten Sollzustand unter Berücksichtigung bestehender Ressourcen und mit möglichst wenig Reibungsverlusten zu erreichen. Dazu ist es unabdingbar, dass die Ist-Situation sehr genau durchleuchtet wird.
«Wir planen einen Workshop im November mit unseren Teamleiterinnen und Teamleitern und hätten dich gerne als Moderator zum Thema Datenablage engagiert. Hättest du Lust und Zeit, uns zu unterstützen? – So begann meine Anfrage an Dieter Herzmann für unser grosses Vorhaben. Was ich nach 2 Jahren Projektbegleitung sagen kann: Der konzeptionelle Weitblick und das technische Verständnis des Topix-Teams waren ein wichtiger Bestandteil für den Erfolg des Projektes. Es war die absolut richtige Wahl.»Marc Lehmann, geschäftsleitender Partner Linkgroup AG
Das Linkgroup-Kernteam um Marc Lehmann, Ruedi Kälin, Christian Massold und Janosch Vögeli hatte über Monate detailliert Fakten zusammengetragen und in umfangreichen Miro-Boards visualisiert. In welchen Abteilungen werden welche Datentypen generiert? Welchem Verwendungszweck unterliegen diese Daten? Wo werden die Daten abgelegt und wie lange? Welche Kunden-Guidelines sind zu berücksichtigen? Welche Software steht für Produktion, Prozess- und Organisationsunterstützung zur Verfügung? In welchen Programmen werden die Daten wie gehandhabt? Welche Vor-/Nachteile, welche Probleme, welches Verbesserungspotential, welche Alternativen, welche Wünsche ergeben sich? Um nur einige Punkte hier zu nennen. Diese hervorragende Vorarbeit war Grundlage für die weiteren Projektschritte.
Phase 2 – Workshop, Topix als vertrauter Sparring-Partner
Dass Dieter Herzmann als externer Experte für das Projekt zugezogen wurde, liegt vor allem am grossen gegenseitigen Vertrauen von Linkgroup und Topix und der über 20jährigen erfolgreichen Zusammenarbeit. So startete das Projekt Ende 2022 mit einem ganztägigen Workshop auf dem Juckerhof in Seegräben. Geschäftsleitung und Bereichsleitende der Linkgroup verteilten sich nach dem «Aufwärmen» mit Themen wie Zweck und Ziel, Haltung und Kompass angereichert mit spielerischen Impulsen in vier Arbeitsgruppen auf dem weitläufigen Gelände. Methoden und Prozesse, Tools heute und morgen, Datenmanagement, Kollaboration/Information wurden intensiv diskutiert und die Arbeitsergebnisse anschliessend dem gesamten Team präsentiert. Daraus wurden Handlungsfelder und Massnahmen abgeleitet sowie die weitere Vorgehensweise und der Zeithorizont definiert. Fazit: Hervorragende Arbeitsergebnisse, tolle Teamarbeit, das Projekt machte bereits beim Start grosse Freude.
«Mein Team ist mit der neuen Arbeitsweise sehr zufrieden. Die neue Lösung bietet allen Mitarbeitenden viel mehr Geschwindigkeit und Komfort. Die durch Vertrauen geprägte Zusammenarbeit mit dem Topix-Team war grossartig.»Janosch Vögeli, Leitung Medienproduktion Linkgroup AG
Phase 3 – Die Nutzwertanalyse
Die Erkenntnisse ergaben den Fokus für die nächsten Arbeiten: Konsolidierung der Datenablage und Datenstrukturierung, Auswahl geeigneter Tools und Methoden. Nachdem sich das Kernteam für die Projektmeetings konstituiert hatte, traf man sich in regelmässigen Abständen. Ziel: Erarbeiten einer detaillierten Nutzwertanalyse. Anfangs 2023 entstand eine komplexe Excel-Datei mit strategischen Zielen, 6 relevanten Beurteilungsbereichen, in denen 40 Kriterien mit Detailbeschrieb und Gewichtung aufgeführt wurden.
«Die Dropbox-API bietet eine beeindruckende Flexibilität, mit der wir ein massgeschneidertes Skript entwickelt haben, das das Sperren und Freigeben von Adobe InDesign-Dateien automatisiert – ein entscheidender Schritt für reibungslose Workflows und eine verbesserte Kollaboration mit Dropbox als Datendrehscheibe.»Noel Bürgler, Application Engineer Topix AG
Mit Hilfe einer Matrix wurden in der Nutzwertanalyse 5 Lösungen in engerer und 8 Lösungen in erweiterter Auswahl beurteilt. Dabei wurde auch darauf geachtet, dass einerseits Lösungen mit ähnlichen Grundkonzepten vergleichen wurden, andererseits aber auch Lösungen mit ganz anderen Grundkonzepten in einer Gegenüberstellung beurteilt wurden.
Auszug:
- Einfachheit, Geschwindigkeit, Sicherheit, Marktrelevanz, Abhängigkeitsgrad
- einfache und intuitive Handhabung
- schneller und direkter Dateizugriff aus den Anwendungsprogrammen
- schneller Zugriff intern und extern, ohne Hürden
- schnelle Suche mit Dateivorschau
- Sperren von Dateien/Bereichen beim Zugriff
- gemeinsam und gleichzeitig im selben Dokument arbeiten für echte Kollaboration
- Daten einfach mit Projektteilnehmenden/Kunden teilen
- Versionierung
- Dateien kommentieren und mit Metadaten versehen
- flexible Ablagestruktur
- Auftragsinformationen und Produktionsdaten am gleichen Ort ablegen
- einfacher Datenimport/-export für alle Datentypen
- Datenablage direkt mit möglichst vielen Programmen verknüpfen
- detaillierte Protokollierung der Dateiaktivitäten
- «unbegrenzter» Speicherplatz
Phase 4 – Abtasten und Richtung finden
Man kann sich gut vorstellen, dass das Erarbeiten dieser Nutzwertanalyse einer Herkulesaufgabe gleichkam. Dennoch war es ein gutes Instrument, um Entscheidungen zu treffen. Ergänzend zu dieser eher theoretischen Achse wurden gezielte Hands-on-Tests durchgeführt. Ausserdem empfahl Dieter Herzmann, zu bestimmten Fragestellungen gezielt externe Spezialisten nach ihren Erfahrungen zu befragen. Damit liess sich die Wahl gut abgestützt verdichten: Dropbox mit seinem vielfältigen Toolset sollte anhand von echten Use Cases intensiv getestet werden.
Phase 5 – PoC mit Dropbox, Enfocus Switch, TEAMBOX, Synology NAS und mehr
Mittlerweile war es Sommer 2023 geworden. Gut Ding will eben Weile haben. Für das Proof of Concept (PoC) entschloss man sich, die Kriterien aus der Nutzwertanalyse unter den drei Gesichtspunkten Technik, Organisation und Anwender/Anwendung ergänzend unter die Lupe zu nehmen. Technisch sollte im PoC zudem getestet werden, ob das bestehende administrative System TEAMBOX direkt mit der Prozessautomatisierung Enfocus Switch und Dropbox so verknüpft werden kann, dass Ordnerstrukturen und Auftragsdaten vollautomatisiert gesteuert werden können. Darüber hinaus wurde speziell für Adobe InDesign ein Dropbox-Skript entwickelt, das das Adobe-Manko des File Lockings für den Anwender automatisch regelt. Eine weitere Aufgabe bestand darin, die Anbindung des InDesign Servers aus dem Publishingsystem vjoon K4 an Dropbox zu prüfen. Und zu guter Letzt wurde auch das Konzept der Offline-Datensynchronisation auf lokal installiertem Synology NAS mit Hilfe der Software GoodSync getestet. Zweck: Bei Ausfall von Cloud-Systemen oder Internet-Zugängen sollen aktuelle Daten bei Linkgroup im Haus verfügbar sein und alle Teams sollen nahtlos weiterarbeiten können.
Phase 6 – Softlaunch, schrittweise Einführung von Dropbox
Resultat des PoC: Dropbox, die damit verbundenen Tools und die neuen Arbeitskonzepte werden bei Linkgroup eingeführt. Über 100 Themen und Aufgabenstellungen konnten aus dem PoC nahtlos in die produktive Arbeit überführt werden. Die Empfehlung des Projektteams einer schrittweisen Einführung, gut geplanter Datenmigration begleitet durch wöchentliche Jour Fixes mit Topix wurde von Marc Lehmann und seinen Geschäftsleitungskollegen sehr begrüsst. Hauptgrund hierfür war weniger die Technologie, sondern vielmehr Planung und Organisation an den normalen Arbeiten vorbei, das Einführen/Schulen neuer Konzepte, Arbeitsweisen und Tools durch bestehendes Personal und die notwendige Zeit, Gelerntes auch anzuwenden. Als sehr hilfreich stellte sich dabei immer wieder die vorbildliche interne Dokumentation und die eigens entwickelten Schulungsunterlagen des Projektteams heraus.
«Obwohl das Projekt bei Linkgroup konzeptionell, organisatorisch und in der technischen Umsetzung herausfordernd war, so machte es doch sehr viel Freude. Der Grund waren die tollen Personen im Projektteam, deren profundes Fachwissen und der Wille, Bestehendes aufzubrechen, neu zu denken und konsequent umzusetzen.»Dieter Herzmann, Partner Topix AG
Phase 7 – Produktiver Betrieb
Mit einem Erfahrungsschatz von über einem Jahr kann resümiert werden: Es funktioniert. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit innerhalb der Linkgroup-Teams und ihren Kunden hat ein neues Niveau erreicht. Das gezielte Insourcing und der weiterhin periodische Austausch zwischen Linkgroup und Topix sichert das Know-how und bildet das Fundament für Kontinuität und Weiterentwicklung.
Transformationen in dieser Grössenordnung brauchen eine Geschäftsleitung, die Visionen in die Tat umsetzt, ein hervorragend besetztes Team, eine gute Projektkoordination, den Blick für das technische Detail aber auch für die Sinnhaftigkeit der Gesamtkonzeption, das Können zur technischen und methodischen Umsetzung, grosse Sorgfalt, genügend Zeit und vor allem immer wieder den kritischen Blick auf das eigene Tun. All das haben wir bei Linkgroup vorgefunden. Transformationskultur at its best!
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