Topix kann Hotel

Wie immer bei der Übernahme gewachsener Strukturen sind die Aufgabenstellungen mit einer gehörigen Portion Herausforderungen verbunden. So galt es, die Server-Storage-Backup-Infrastruktur zu verschlanken, zu vereinfachen und zu modernisieren. Ziel war es, eine verbesserte Sicherheit zu gewährleisten und eine konstant stabile Infrastruktur zu schaffen.

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Es liegt auf der Hand, dass der Hotelbetrieb während der Übernahme und Umsetzung rund um die Uhr und ohne Unterbruch weiter gewährleistet sein musste. Dies erforderte vom Projektteam neben einer minutiösen Planung unter Einbezug möglicher unvorhersehbarerer Ereignisse auch genaue Absprachen mit den Verantwortlichen im Hotelbetrieb. So konnten die einzelnen Lösungen koordiniert und unterbrechungsfrei migriert werden. Spannender Nebeneffekt für das Topix-Team: Durch die Einarbeitung in die unterschiedlichen branchenspezifischen Lösungen mutierten wir zu Hotelfachspezialisten!

Mehr als nur Fachkompetenz

Wie in Projekten üblich, sind aber meist nicht die technischen und organisatorischen Herausforderungen zentral, sondern die Menschen mit ihrem Know-how, ihren Gewohnheiten, ihren Zweifeln, ihrem Mut und ihrem Vertrauen bei Veränderungen. Gepaart mit dem hohen Zeitdruck bei Übergabe und Umsetzung ergab sich daraus für alle Beteiligten ein spezielles Spannungsfeld, dem die Projektverantwortlichen seitens Topix und der Stiftung mit Kompetenz, Klarheit, Verbindlichkeit aber auch Verständnis und Hilfsbereitschaft begegneten. Diese Mischung von Menschlichkeit, Teamgeist und Fachkompetenz bietet Gewähr für verantwortungsvolle Projektumsetzungen unter Einbezug der Mitarbeitenden. Eine Haltung, die zentraler Bestandteil der Topix-Kultur ist.

In unserer jahrzehntelangen Projekterfahrung haben wir immer wieder erlebt, wie schwierig es oft für Kunden ist, intern langjährig aufgebautes IT-Wissen so umfassend zu dokumentieren, dass nahtlose Übergaben möglich sind. Wesentliche Details bleiben meist aus Zeitmangel nur im Kopf altgedienter IT-Spezialisten gespeichert. Auch mit diesem Fakt waren wir im Projekt konfrontiert, hatten aber das Glück, dass wir während eines Monats auf das Wissen des pensionierten IT-Leiter zurückgreifen konnten.

Auf der Suche nach…

Trotz dieser Hilfe gestaltete sich die Bestandesaufnahme aufwendig: Zwei Tage lang wurden im ganzen Hotel Netzwerk-Komponenten aufgespürt und dokumentiert. Dabei wurden weder Dachböden noch Zwischenböden ausgelassen. Der Detaillierungsgrad der Aufnahme bot einerseits eine optimale Grundlage für die Wahl der neuen Netzwerk-, Security-, Server-, Storage- und Backup-Infrastruktur. Zum Einsatz kamen Server von HPE inklusive Wechsel der Virtualisierungstechnologie von Microsoft HyperV zu VMware, Storage von HPE und Synology, Netzwerkkomponenten von Aruba, Firewalls von SonicWall, Malwarebytes Endpoint Security und Mount10 Cloud Backup.

Andererseits schaffte die detaillierte Aufnahme auch Vertrauen in die Arbeit des Projektteams, so dass auch Remote Monitoring and Management (RMM) für das automatisierte Software Patch Management und das Monitoring der unterschiedlichen Systeme eingeführt werden konnte.

Prägende Erlebnisse

Es sind die positiven Erlebnisse, die ein Projekt noch lange in Erinnerung halten. So waren wir beeindruckt vom ersten Kennenlernen anlässlich eines Nachtessens mit Stiftungsratspräsident und der damaligen Geschäftsleitung: Es wurde im lockeren Rahmen von Mensch zu Mensch Vertrauen aufgebaut. Der Umstand, dass Topix bisher noch kein Hotel im 7x24x365-Betrieb betreut hatte, wurde in aller Offenheit ausdiskutiert. Ebenso eindrücklich war, wie die Glockenhof-Verantwortlichen das gegenseitige Kennenlernen der Teams von Glockenhof und Topix organisierten: Bei einem gemeinsamen Kaffee und Fragen wie «wer bist du», «was ist dir wichtig», «was machst du gerne». Wie cool ist denn das!

Oftmals wurden wir im Projekt mit Unvorhergesehenem konfrontiert. In diesen Momenten zeigte sich die Qualität der Zusammenarbeit von Geschäftsleitung, Projektteam und Mitarbeitenden: Problemstellungen und Zweifel durch positives Miteinander, gegenseitige Unterstützung und aktives Mitwirken bewältigen, flexibel agieren und Entscheidungen schnell treffen. Die vielgerühmte Handschlag-Qualität bekam dadurch eine tiefere Bedeutung.

Fazit

Kassensystem, Buchungssystem, Dokumentenmanagement, Schliesssystem, Telefonie, externe Anbindungen an online-Buchungssysteme, Buchhaltung, Lohnsystem und auch die Anbindung an die Kantonspolizei, alles funktionierte innerhalb der vorgegebenen Projektfristen. So hielt die damalige Geschäftsleitung im Debriefing folgendes fest:

• Die Entscheidung des IT-Outsourcings an Topix war goldrichtig.
• Die Geschäftsleitung ist mit der Partnerschaft und den Arbeiten von Topix sehr zufrieden.
• Der sportliche Projektplan mit Start im November 2023 und der Umsetzung zwischen Dezember 2023 und März 2024 konnte eingehalten werden.
• Nach einer ersten Angewöhnungsphase waren die Hotel-Mitarbeitenden und das Topix-Team gut eingespielt.
• Das bessere gegenseitige Verständnis der Abläufe führte zu grösserer Zufriedenheit.
• Mit allen Teamleitern des Hotels und der Stiftung sollen zukünftig betriebliche Erfahrungen ausgetauscht, Verbesserungsmöglichkeiten evaluiert und Verantwortlichkeiten justiert werden.
• Durch vermehrten internen Know-how-Aufbau sollen die Eigenverantwortung der Hotel-Mitarbeitenden gestärkt und die Supportleistungen von Topix sukzessive verringert werden.

Mit einem grossen Dankeschön an Stiftungsrat und Geschäftsleitung geht das Topix Team nächste Projekte an: Eine WLAN-Infrastruktur mit neuer Zugangslösung für Gäste.