Hasena – unzählige Produktvarianten automatisiert

Bloss weil die Firma Hasena AG aus Biel-Benken Betten designt, herstellt und vertreibt, heisst das noch lange nicht, dass die Firma schläft. Im Frühling 2018 begann sie nach Lösungen zu suchen, um den Prozess der Preislistenerstellung zu optimieren bzw. zu automatisieren. Denn bis dahin wurden die Preislisten mit einer Software gemacht, die zwar einfach zu bedienen war, der Prozess aber sehr zeitaufwendig und fehleranfällig war.

«Die Preise wurden effektiv händisch erfasst. In unserer Preisliste kommen gewisse Artikel mehrmals in verschiedenen Registern vor. Es konnte vorkommen, dass ein und derselbe Artikel mit unterschiedlichen Preisen ausgezeichnet wurde. Die neue Lösung sollte unser ERP direkt als Datenquelle verwenden und uns somit ermöglichen, dass wir Preise auch kurzfristig anpassen und automatisiert in der Preisliste aktualisieren konnten. Eine weitere Anforderung war, dass das Layout vereinheitlicht werden sollte. Da vorher alles manuell entstand, gab es auch die unterschiedlichsten Layoutvarianten», sagt Ramon Hasenfratz, CEO, Leitung Finanzen und IT der Hasena AG.

Diese Anforderungen wurden an die Topix AG herangetragen. Nachdem Hasena Gast bei einem Topix-Seminar war, an dem EasyCatalog mit entsprechenden Use Cases einem grösseren Publikum gezeigt wurden, war schnell klar: Hasena und Topix setzen dieses Projekt gemeinsam um. Topix sollte der Projektpartner und EasyCatalog die Automatisierungslösung der Wahl werden. In einem erfolgreichen Vorprojekt wurde aufgezeigt, dass EasyCatalog mit den komplexen Datenstrukturen von Hasena umgehen kann und das Automatisierungspotential den Anforderungen entsprach.

Steine aus dem Weg räumen

Es zeichnete sich nach kurzer Zeit ab, dass das Projekt nicht ganz so simpel war, wie es beide Parteien erwartet hatten. Viele Herausforderungen galt es zu bewältigen: Neue Automatisierungssoftware, neue Artikelstruktur, neue Gestaltung und ein komplexes Sortiment.

Nebst der Einführung von EasyCatalog wurde bei Hasena parallel dazu die Artikelstruktur überarbeitet, damit alle Produktvarianten und Kombinationsmöglichkeiten in voller Komplexität abgebildet werden konnten. Der Zeitpunkt der technischen Umstellung und des Re-Designs der Preislisten schien hierfür ideal. Erschwerend kam hinzu, dass mitten im Projekt bei beiden Partnern zentrale Personen ausfielen. Der grossen Flexibilität beider Teams war es zu verdanken, dass das Projekt weiter laufen konnte. «Together we go the extra mile» wurde zum geflügelten Wort.

Für die Konsumentinnen und Konsumenten sind die Kombinationsmöglichkeiten von bevorzugtem Bettrahmen, dazu passenden Füssen, idealen Farben, den richtigen Massen usw. usw. natürlich hervorragend. Die optimale visuelle Darstellung all dieser Produktvarianten und die dahinterliegende Automatisierung mit vielfältigen Strukturvarianten und Seitenaufteilungen sind bei enorm vielen Abhängigkeiten nicht einfach umzusetzen.

Ein unerwarteter Faktor machte das Unterfangen zusätzlich schwierig: Mitten in der Pandemie stiegen die Holzpreise rasant an, weshalb die Produktmanagerinnen und -manager bei Hasena das Sortiment immer wieder überdenken und überarbeiten mussten. Unzählige Preislisten-Seiten wurden immer wieder neu digital produziert und in die Vernehmlassung geschickt. Hätte man zu diesem Zeitpunkt noch immer mit dem alten Produktionsprozess gearbeitet, wäre man dieser permanenten Situationsveränderung nie Herr geworden. Das ganze Projektteam durfte sich auf die Schultern klopfen: Trotz all dieser Schwierigkeiten und Hindernisse liessen sich weder Hasena noch Topix von ihrem Ziel abbringen.

Echte Agilität und tolle Unternehmenskultur

In der Automatisierung geht es um Eindeutigkeit und totale Klarheit. Klare Strukturen, klare Prozesse, klarer Zielkurs. In der Preislistenproduktion für Hasena waren diese drei Parameter aus den genannten Gründen nicht immer so klar, wie das für einen sehr hohen Automatisierungsgrad Voraussetzung ist. «Die Anforderungen an EasyCatalog haben sich während unseres Projekts mehrmals verändert und sind komplexer geworden. Somit mussten wir in der Umsetzungsphase immer wieder mit Topix zusammensitzen und die Machbarkeit, bzw. die Kosten und Zeithorizonte besprechen. Dabei konnten wir uns stets auf die volle Unterstützung und Beratung von Topix verlassen», erläutert Ramon Hasenfratz.

Wenn es in Projekten sprichwörtlich eng wird, dann zählen einzig und allein die Firmenkultur, die Haltung der beteiligten Personen und der respektvolle Umgang miteinander. Von diesen positiven Zutaten wurde beiderseits eine gehörige Portion eingesetzt. Wir wollen hier nichts beschönigen: Die Arbeit an diesem Projekt war hart. Doch kein einziges Mal verlor jemand den Mut, die Zuversicht und Contenance. Sarah Lötscher, Team- und Projektleiterin Digitalisierung und Datenmanagement bei Hasena, und Nicolas Nater, Projektverantwortlicher bei Topix, tauschten hunderte E-Mails miteinander aus, arbeiteten über viele Wochen bis lange in den Abend. Ramon Hasenfratz ergänzt: «Auch als unsere Mitarbeiterressourcen erschöpft waren, um das Projekt noch in der vorgegebenen Zeit zu realisieren, liess uns die Topix nicht im Stich und stand uns im wahrsten Sinne des Wortes Tag und Nacht zur Seite.»

Ende gut alles gut: Die neu gestalteten gedruckten Preislisten in Händen haltend liess man in einem Debriefing alle positiven und negativen Punkte offen und ehrlich Revue passieren. Die herausgearbeiteten Erkenntnisse sind wichtige Puzzleteile für die nächsten Schritte in der Zusammenarbeit von Hasena und Topix.

3D statt 2D

Neben den gemeinsam erstellen Preislisten und dem Katalog bietet die Hasena eine Ansicht ihres Sortiments, die das gedruckte Papier in Richtung Web verlässt. Da der Hasena Betten-Showroom in Biel-Benken bei Basel nicht ganz so zentral gelegen ist, gibt es den Showroom auch digital und online in 3D: Eine Auswahl an Betten kann so von nahem betrachtet werden, inklusive dreisprachigen Beschreibungen und Vermessungsmodus für eine präzise Schlafzimmerplanung. Hasena hat sogar einen VR-Modus eingebaut und empfiehlt die Verwendung zusammen mit dem Meta Quest 2 Headset. Wow, echt innovativ! Am Probeliegen in dieser Variante arbeitet man noch...