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Publishing | Verwalten

Wir loten Grenzen aus – CI HUB im Labor

Labor
Thanks to Sieuwert Otterloo @sieuwert for making this photo available freely on Unsplash. https://unsplash.com/photos/AuR4z-edGAU
Die Aufgabe: Grenzen bei kollaborativen Publishing-Prozessen nicht Richtung «High End» sondern Richtung «Low Level» ausloten.
Die Erkenntnisse: Spannend.

CI HUB ist seit geraumer Zeit in aller Munde – und nicht nur das. Mittlerweile ist CI HUB nicht nur im Gespräch, sondern auch zu einer stattlichen Zahl von Content Repositories (DAM, PIM, Cloud- & Stock-Services) kompatibel. Wir wollten wissen, wie wir Publishing- und Kollaborations-Prozesse mit CI HUB abbilden können. Das ist dabei rausgekommen.

«Low Level Entry» Publishing

Sind kollaborative Publishing-Prozesse unter der Vorgabe «Low Level Entry» möglich? Den Aspekten der Wirtschaftlichkeit, Machbarkeit und Usability wollten wir auf den Grund gehen. Wir wollten die Lösungen, unabhängig der Positionierung des Herstellers, so weit wie möglich ausreizen.

Als Content Repository diente Dropbox Business Advanced. Die monatlichen Kosten sind mit 15 € pro User überschaubar. Die von uns eingesetzten Applikationen waren Adobe InDesign, Photoshop, Illustrator sowie Microsoft Office 365. Als intelligente Verbindung zwischen diesen Technologien diente CI HUB. Die Kosten für CI HUB starten bei 9.50 € pro Benutzer und Monat für Office 365, sowie 19 € pro Benutzer und Monat für Adobe Creative Cloud.

Ablauf

«Hands-on» nach Rollenverteilung

Nach Eignung der Tester wurden die verschiedenen Rollen und Clients verteilt. Alle waren über ihre jeweiligen Applikationen und CI HUB mit der Dropbox Advanced verbunden. Nicht nur Dropbox kann über CI HUB angebunden werden. Auch andere Content Repositories können verknüpft und gleichzeitig genutzt werden. Um etwas Futter für unsere Tests zu beziehen, haben wir den Dienst Unsplash – free-usable images in Zugriff genommen. Die Usability von CI HUB ist intuitiv und man kommt gut zurecht. Ist etwas unverständlich, kann direkt aus CI HUB zum jeweiligen Thema ein Youtube Tutorial aufgerufen werden. Das hilft schnell weiter.

Ein neues InDesign-Layout kann direkt über CI HUB zur Dropbox hochladen werden. Praktisch, dass von jeder Seite ein Preview erstellt wird, welches andere Teilnehmer direkt in CI HUB durchblättern können. Jetzt beginnt das Suchen der geeigneten Bilder, die in einem angebundenen Content Repository liegen. Ein paar Bilder aus der Dropbox, ein paar andere aus Stockphoto-Diensten oder Inhalte aus der Adobe CC Library platzieren. Die Bilder werden direkt aus CI HUB ins Layout platziert. Dabei kann eine beliebige Auflösung gewählt werden. Ausserdem können extrahierte Metadaten direkt im InDesign-Layout ausgelesen und als Text platziert werden.

Screenshot

 

Kollaboration und Versionierung

Während am Layout gearbeitet wird, ist die Bildbearbeitung an der Reihe. In Adobe Photoshop wird über CI HUB auf die gleichen Content Repositories geschaut. Die Bilder werden für die Bearbeitung geöffnet und danach mit einem Update wieder hochgeladen, damit alle Teilnehmer die Resultate sehen. Bei der Verwendung der Dropbox wird bei jedem Update eine Version der Datei erstellt. Einzelne Versionen können wieder als aktuelle Datei hergestellt werden. Sehr hilfreich in einem Kreativprozess.

Screenshot

 

Die Kollaboration zwischen Layout und Bildbearbeitung funktioniert remote sehr flott. Selbst, wenn noch ein zweiter Layouter oder Bildbearbeiter ins Spiel kommt, funktioniert der Austausch der Dokumente über mehrere Stellen sehr zuverlässig. Also alles gut?

«Ja, aber…». Beim kollaborativen Arbeiten über mehrere Stellen muss man die Funktionsweise von CI HUB sehr gut kennen. CI HUB lädt während der Bearbeitung der Dateien jeweils eine Kopie in einen temporären Arbeitsordner auf dem eigenen Client ab. Es liegt in der Verantwortung der User, die Dateien über CI HUB zu den Content Repositories zu aktualisieren. Das mag am Anfang noch gewöhnungsbedürftig sein, mit fortlaufender Nutzung von CI HUB war das bei den Testern aber fest verankert. Aus den Tests haben sich zudem die eine oder andere Anpassung für das noch bessere Handling von CI HUB ergeben. Mit Sicherheit werden unsere Vorschläge für die nächsten Versionen berücksichtigt.

Fazit

Wir haben getestet, diskutiert und kommen zum Ergebnis: Es ist möglich, «Low Level Entry» Publishing über CI HUB und Dropbox zu realisieren. Technisch funktioniert es sehr gut. Die Prozesse und die Handhabung von CI HUB müssen von den Usern eingeübt und vertraut sein. Die Verantwortung, dass die Prozesse funktionieren, liegt komplett bei den Usern. Die Kombination aus CI HUB und Dropbox ersetzt nicht grössere Collaboration-Lösungen, kann aber ein günstiger Einstiegspunkt für kleinere Arbeitsgruppen sein. Und: Eine graduelle Skalierung zu grösseren Systemen ist jederzeit möglich, ohne dass man das Erlernte über Bord werfen muss.

Highlights

  • Einfaches Einrichten der Content Repositories
  • Speichern der Repository-Verbindungen, schnelles Abrufen in allen Clients
  • Schaufenster über mehrere Content Repositories
  • Einfaches Verschieben von Dateien zwischen den Repositories
  • Previews vieler Dateiformate direkt in den Applikationen über CI HUB
  • Previews mehrseitiger InDesign-Layouts möglich
  • Auslesen und Nutzen von Metadaten aus den bezogenen Dateien
  • Volltextsuche
  • Ähnlichkeitssuche bei Stock Providern
  • Versionierung der Dateien und Wiederherstellung in Dropbox
  • Moderate Einstiegskosten für Dropbox und CI HUB

Wir teilen unsere Erfahrungen mit Ihnen

Gerne setzen wir uns mit Ihnen zusammen und teilen unsere Erfahrungen, die selbstverständlich über die Verwendung von CI HUB mit Dropbox hinaus gehen. Anruf oder konkreter Terminvorschlag genügt.