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Erfolgsgeschichte

Schellenberg Gruppe – Kleine Workflows, grosse Wirkung

Frau sieht auf Monitor
«Wanderer, es gibt keinen Weg, der Weg entsteht im Gehen»*. Getreu dieser Lebensweisheit machte sich die Schellenberg Gruppe auf, mit Enfocus Switch Produktionsprozesse zu automatisieren.
Nicolas Nater | 1.11.2022

Wenn die beinahe uneingeschränkten Möglichkeiten einer Software zur Verfügung stehen, tut man gut daran, im Kleinen zu beginnen und mit den gemachten Erfahrungen und neuen Ideen zu wachsen und zu vernetzen. Das hat die Schellenberg Gruppe sehr gut erkannt und mit Umsicht und Weitsicht in die Tat umgesetzt.

Der Wunsch nach stärkerer Automatisierung

Angefangen hat alles bei der Schellenberg Druck AG vor über sechzig Jahren. Mittlerweile ist die Firma zu einer stets wachsenden Gruppe von Druckereien und Grafikdienstleistern mit unterschiedlichen Standorten, Skillsets und Zielgruppen geworden. Eine solche Vielzahl an Variablen benötigt eine gute Organisation und klare Abläufe. Genau da hakt Enfocus Switch ein. Sozusagen als Schweizer Taschenmesser für Produktionsautomatisierungen. Für die gesamte Unternehmensgruppe und für alle erdenklichen Anwendungsfälle.

Der Wunsch nach einer stärkeren Automatisierung in der Medienproduktion bestand zwar schon seit geraumer Zeit. Welche Abläufe genau automatisiert werden können, welche positiven Effekte dies auf die internen Prozesse sowie die Zusammenarbeit zwischen den Standorten und mit den Endkunden haben würde, war für die Verantwortlichen bei der Schellenberg Gruppe zuerst nicht vollständig klar. Ein automatisiertes Preflight ist zwar nett, aber braucht man dafür eine solche Lösung? Dank der Weitsicht und Neugier der Beteiligten – und ein bisschen Überzeugungsarbeit der Topix AG anhand exemplarischer Use Cases – wurde die Frage nach dem umfassenden Einsatz von Enfocus Switch mit einem Ja beantwortet. Das Team bei Schellenberg hat bis heute die Inbetriebnahme keine Sekunde bereut.

«Switch ermöglicht uns das Verbinden verschiedener unabhängiger Systeme (PrePress-Workflow, ERP-Systeme usw.). So können wir selber Tools für spezifische Aufgaben bauen, ohne teure Zusatzsoftware anschaffen zu müssen. Selbst kleine Aufgaben lassen sich so elegant automatisieren.»

Mario Janser, Leiter Druckvorstufe, Schellenberg 

Gewusst wie

Seit der Einführung von Enfocus Switch habe sich die Qualität der internen Prozesse stark verbessert, meint Mario Janser, Druckvorstufenleiter der Schellenberg Gruppe. Dabei geht es nicht darum, dem Team kreative Arbeit abzunehmen – im Gegenteil. «Es geht darum, dass jemand eine mühsame Arbeit nicht machen muss. Uns hilft Switch organisatorisch viel. Auch an Orten, an die man gar nicht denkt.» Diese Orte zu finden ist eine Herausforderung, doch die Schellenberg Gruppe hat Fachleute, die selber genügend Ideen entwickeln. Denn niemand kennt die Prozesse – und deren Schwachpunkte – so gut, wie die Personen, die damit arbeiten. Für die Umsetzung dieser Prozesse in Enfocus Switch entstand zwischen der Schellenberg Gruppe und Topix eine partnerschaftliche Beziehung, in der Topix für Support und grosse Projekte beigezogen wird. Die kleinen Workflows erstellt Mario Janser gemeinsam mit der internen IT selbst. Und diese kleinen Workflows sparen der Firma enorm viel Zeit.

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Workflow A: Dateneingang per FTP – PDF bereinigen – Ausschiessen vorbereiten – Auftragsblatt erstellen – Benachrichtigung

Echte Agilität und tolle Unternehmenskultur

Im Workflow A überwacht Switch ein FTP-Verzeichnis und speist ankommende PDF-Dateien in den Workflow ein. Die PDFs werden mittels einer PitStop-Aktionsliste bereinigt und in den Hotfolder des Ausschiessprogramms abgelegt. Zudem werden Informationen aus dem Dateinamen auf eine Vorlage für ein kleines Auftragsblatt platziert und direkt ausgedruckt.

Vor Inbetriebnahme dieser Automatismen ging ein Auftrag durch bis zu vier Paar Hände. Heute spart Switch bei jedem Auftrag – mehrmals pro Monat – eine Viertelstunde belanglose Kontroll- und Laufarbeit.

«Durch die Automatisierung in Switch sparen wir viel Zeit bei Arbeitsabläufen ein, die wir zuvor händisch erledigten. Gleichzeitig wird die Prozesssicherheit erhöht, was zu wesentlich weniger Fehlern führt.»

Mario Janser, Leiter Druckvorstufe, Schellenberg

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Workflow B: Zentrales Sammeln – Ausschiessen vorbereiten – Benachrichtigung

Workflow B überwacht einen Netzwerkordner, in den die Verantwortlichen an einem Standort die zu produzierenden PDFs ablegen. Switch übernimmt diese und legt sie in den korrekten Hotfolder des Ausschiessprogramms ab. Der grosse Vorteil an diesem Workflow: Niemand muss daran denken, in einem gewissen Zeitfenster auf den Netzwerkordner zu schauen und diese Datei abzuholen und weiterzugeben. Switch schafft hier eine Unabhängigkeit von Verfügbarkeiten und Kapazitäten bei den Mitarbeitenden und spart der Schellenberg Gruppe so eine Stunde Arbeit pro Woche, also 52 Stunden bzw. fast eineinhalb Arbeitswochen pro Jahr.

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Workflow C: Masseneingang – PDF bereinigen – trennen in Einzelseiten – Benachrichtigung

Workflow C überwacht einen Netzwerkordner, der alle zwei Wochen etwa fünfzig PDFs empfängt. Switch korrigiert diese mittels PitStop-Aktionslisten, die je nach Eigenschaften im Dateinamen leicht anders sein können. Wenn die PDFs in Doppelseiten angeliefert werden, werden sie automatisch getrennt. Am Ende folgt eine visuelle Kontrolle durch die Druckvorstufe. So reduziert sich der Arbeitsaufwand von bis zu zwei Arbeitstagen alle zwei Wochen auf gerade mal eine halbe Stunde. Die Schellenberg Gruppe spart dadurch bis zu 50 Arbeitstage im Jahr – fast zwei Monate.

Diese drei Beispiele und viele weitere Workflows mit höherer Komplexität sparen der Schellenberg Gruppe bares Geld. Enfocus Switch verbessert so aktiv die internen Prozesse und die Arbeitsqualität. Wie Mario Janser anfügt: «Es gibt keine Fehler». 

 

* Antonio Machado, 1875-1939, spanischer Lyriker

Kunde

Logo

Schellenberg Gruppe, Pfäffikon
Gegründet wurde die Schellenberg Druck AG im Jahr 1957 in Pfäffikon, seither wuchs die Firma zu einem der führenden Anbieter in der grafischen Branche der Schweiz. Die Gruppe umfasst achtzehn Mediendienstleister im ganzen Land, von Augmented Reality über Web-to-Print und Werbetechnik bis zum klassischen Akzidenzdruck. 
schellenberggruppe.ch

Aufgabe
  • Gut-zum-Druck-Prozess verschlanken
  • Internes Preflight für Verkauf Innendienst
  • Abbildung und Verbesserung bestehender Abläufe
  • Automatisierte Verarbeitung von standortübergreifenden Jobs
Lösung
  • Installation von Enfocus Switch und PitStop Server
  • Konzeption und Umsetzung gemeinsam konstruierter Workflows
  • Beratung zur effizienteren Gestaltung der Prozesse
  • Schulung und Instruktion der Mitarbeitenden zur selbständigen Erstellung neuer Workflows
  • Second-Level-Support
Kundenvorteile
  • Betreuung durch einen zertifizierten Integrationspartner für Enfocus Switch und PitStop Server
  • Berater und Techniker mit langjähriger Erfahrung, aktuellstem Expertenwissen und direktem Kontakt zu Spezialisten bei den Herstellern
  • Ein Ansprechpartner für Konzeption, Planung, Projektmanagement, Beschaffung, Installation, Konfiguration, Integration, Instruktion, Inbetriebnahme und Second-Level-Support
  • Flexible, partnerschaftliche Unterstützung bei Neben- und Folgeprojekten
Projektablauf
  • Installation der Lösung: Oktober 2021
  • Einführung und Schulung: November 2021
  • Inbetriebnahme erster Workflows: November 2021
Installierte Software    
  • Enfocus Switch (Workflowautomatisierung und -steuerung)
  • Enfocus PitStop Server (Preflight)
Integrierte Software    
  • Diverse Kommandozeilenprogramme
 
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